NewStore Privacyverklaring voor aanvragers

Dit Privacybeleid voor sollicitanten ("Beleid") beschrijft hoe NewStore samen met haar gelieerde bedrijven en dochterondernemingen wereldwijd ("NewStore", "wij", "ons" en "onze") informatie verzamelt, gebruikt en openbaar maakt over personen die solliciteren naar openstaande functies bij NewStore ("Sollicitanten"). NewStore verwerkt uw informatie in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (BDSG) en de California Consumer Privacy Act (CCPA).

NewStore is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Zie het einde van dit beleid voor onze contactgegevens.

We kunnen u ook aanvullende privacyverklaringen verschaffen met betrekking tot onze verzameling, gebruik of openbaarmaking van informatie. Lees dit Beleid en alle andere privacymededelingen zorgvuldig door. Houd er rekening mee dat dit Beleid geen deel uitmaakt van een arbeidsovereenkomst of een contract om diensten te verlenen.
We kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als we nieuwe systemen of processen implementeren waarbij persoonsgegevens worden gebruikt. We zullen u op de hoogte houden wanneer we wijzigingen aanbrengen in deze Verklaring.

Deze Verklaring is niet van toepassing op onze omgang met gegevens die over u worden verzameld in uw rol als gebruiker van de diensten van NewStore. Wanneer u in die rol met ons communiceert, is het Privacybeleid van de betreffende dienst van toepassing.

Categorieën Persoonsgegevens die NewStore verzamelt en verwerkt

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken verschillende soorten persoonsgegevens (d.w.z. informatie die u identificeert, met u in verband brengt of redelijkerwijs aan u kan worden gekoppeld) in verband met uw sollicitatie naar een baan bij ons. Wij verzamelen dergelijke gegevens rechtstreeks van u of (indien van toepassing) van een andere persoon of entiteit, zoals professionele netwerkwebsites, websites met vacatures, uitzendbureaus, wervingsbedrijven of anderen die referenties verstrekken. Wij kunnen aanvullende Persoonsgegevens verzamelen in de loop van uw sollicitatieproces.

De informatie die we verzamelen van en over Sollicitanten omvat, indien van toepassing:

• Identificatiegegevens zoals volledige naam en alias; thuis- en zakenadres, telefoonnummers en e-mailadressen; en, indien u een aanbieding hebt ontvangen, identificatiegegevens met betrekking tot uw nationaliteitspapieren, zoals het nummer van uw rijbewijs of paspoort.
• Professionele of werkgerelateerde informatiemet inbegrip van:
  • Informatie over werving, tewerkstelling of indienstneming, zoals sollicitatieformulieren en informatie in een cv, begeleidende brief of anderszins verstrekt via de sollicitatie- en wervingsprocedure; staatsburgerschaps- en/of immigratiestatus; onze evaluaties van uw prestaties tijdens de sollicitatieprocedure; en indien u een aanbod krijgt, de resultaten van achtergrondonderzoeken (inclusief eventuele strafrechtelijke veroordelingen), nationaliteitsdocumenten en referenties.
  • Carrière-informatie zoals functietitels; werkgeschiedenis; salarissen; werkdata en werklocaties; informatie over vaardigheden, kwalificaties, ervaring, publicaties, spreekbeurten; en professionele lidmaatschappen.
  • Onkosteninformatie zoals onkosten gemaakt tijdens het sollicitatieproces.
  • Andere informatie die u vrijwillig opneemt in uw cv of in verband met uw sollicitatie, een enquête of anderszins.
• Onderwijsinformatie zoals bezochte instellingen, diploma's, academisch dossier, licenties en professionele lidmaatschappen.
• Audio- of visuele informatie zoals camerabeelden en andere informatie met betrekking tot de beveiliging van onze gebouwen die verzameld wordt tijdens persoonlijke interviews of andere onderdelen van het wervingsproces; en video- of audio-opnamen van het sollicitatieproces.
• Internet- en elektronische netwerkactiviteiten en apparaatinformatie en gerelateerde identifiers, zoals informatie over uw gebruik van ons netwerk terwijl u zich op het terrein van NewStore bevindt, inclusief IP-adres en apparaatidentifiers en -attributen.
• Gezondheidsgerelateerde informatie, alleen als dit nodig is om op uw verzoek noodzakelijke aanpassingen aan te brengen tijdens het wervingsproces.
• Andere informatie die u direct of indirect identificeert, zoals geboortedatum en -plaats, staatsburgerschap en permanente verblijfplaats.

We verzamelen, bewaren en gebruiken verschillende soorten informatie tijdens uw relevante overeenkomst of dienstverband met ons. In de meeste gevallen verzamelen we dergelijke informatie rechtstreeks van u. Soms, of waar van toepassing, kan NewStore ook persoonsgegevens ontvangen van een andere persoon of entiteit, zoals een uitzendbureau of adviesbureau, een aanbieder van antecedentenonderzoek (waar toegestaan, zoals in de Verenigde Staten), een vorige werkgever of andere verwijzingsbronnen, of professionele websites zoals LinkedIn.

We verzamelen alleen gevoelige persoonlijke gegevens (ook bekend als gegevens van speciale categorieën in rechtsgebieden zoals de Europese Economische Ruimte ("EER") of het Verenigd Koninkrijk), wanneer je deze vrijwillig verstrekt in je cv of in je sollicitatie, of wanneer dit nodig is om je identiteit of immigratiestatus te bevestigen. We gebruiken dergelijke gevoelige informatie echter niet voor andere doeleinden dan het verwerken van je sollicitatie en het evalueren van je kandidatuur.

Waarom moet NewStore mijn persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken?

We kunnen persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, bekendmaken en opslaan voor onze zakelijke doeleinden, waaronder, indien van toepassing:

• Betrokken zijn bij het wervingsproces, waaronder met u communiceren, sollicitatiegesprekken voeren en nieuw personeel selecteren en aannemen.
• HR-management en -administratie, waaronder het bepalen van vergoedingen, roosters, IT en informatiebeveiliging en het uitvoeren van interne analyses en audits.
• Beveiligingsactiviteiten, waaronder het opsporen van beveiligingsincidenten, het opsporen en herstellen van fouten en het voorkomen van onbevoegde toegang tot onze computer- en elektronische communicatiesystemen en het voorkomen van de verspreiding van kwaadaardige software; het bewaken en controleren van de toegang tot bedrijfsterreinen en -locaties (onder andere door het gebruik van CCTV); en het beveiligen van het bedrijf en zijn locaties, diensten en werknemers.
• Wettelijke naleving, zoals het naleven van toepasselijke wetten en het reageren op en meewerken aan wettelijke of regelgevende verzoeken en onderzoeken.
• Het uitoefenen van onze wettelijke rechten, met inbegrip van het inwinnen van juridisch advies bij onze externe advocaten of in verband met een geschil met een derde partij.

We kunnen persoonlijke gegevens ook gebruiken voor andere wettelijk toegestane doeleinden (met uw toestemming, indien wettelijk vereist).

In sommige rechtsgebieden zijn wij verplicht u te informeren over de "rechtsgrondslagen" op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

• In onze legitieme zakelijke belangen, zoals wanneer we persoonlijke gegevens moeten verwerken voor beveiligingsdoeleinden (bijv. bediening van videocamera's, toegangscontroles, sloten) en administratieve doeleinden.
• Om te voldoen aan precontractuele verplichtingen verwerken wij de door u verstrekte gegevens om uw professionele geschiktheid te beoordelen en om contact met u op te nemen. De verwerking vindt plaats om een arbeidsverhouding tot stand te brengen in het kader van de uitvoering van de precontractuele maatregelen die naar aanleiding van uw sollicitatie zijn genomen.
• Wanneer toepasselijke wettelijke verplichtingen ons verplichten om persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde doeleinden, zoals fiscale verplichtingen in verband met de vergoeding van uw reiskosten.
• Wanneer u toestemming hebt gegeven, voor zover wettelijk toegestaan, voor bepaalde verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens.

Met wie kan NewStore persoonlijke gegevens delen?

We kunnen bepaalde persoonlijke gegevens bekendmaken aan de volgende soorten entiteiten of in de volgende omstandigheden (indien van toepassing):

• Intern: aan medewerkers binnen NewStore die deelnemen aan het wervingsproces, zoals HR-managers en interviewers van medewerkers.
• Leveranciers: zoals bedrijven die achtergrondcontroles uitvoeren, beveiligingsproviders, informatietechnologieleveranciers en uitzendbureaus (bijv. aannemers of uitzendkrachten) die ons diensten leveren die relevant zijn voor werving en indienstneming.
• Recruiters: voor zover u samenwerkt met een recruiter in verband met uw sollicitatie en uw recruiter door u gemachtigd is om feedback van ons te krijgen over uw sollicitatie- en sollicitatieproces.
• Naleving van de wet en uitoefening van wettelijke rechten: wanneer dit vereist is door de wet, regelgeving of een gerechtelijk bevel of als reactie op een verzoek om bijstand van de politie of een andere wetshandhavingsinstantie; en om juridisch advies in te winnen van onze externe advocaten of in verband met een geschil met een derde partij.
• Zakelijke transactiedoeleinden: in verband met de verkoop, aankoop of fusie van NewStore of een deel daarvan.
• Toestemming: met uw toestemming en zoals toegestaan door de wet, kunnen we persoonlijke gegevens bekendmaken aan andere partijen in andere omstandigheden.

Internationale overboekingen

Sommige ontvangers waarmee we persoonsgegevens delen, kunnen zich in verschillende rechtsgebieden bevinden. In sommige gevallen kan dit ook landen zijn buiten de EER en het VK, waaronder rechtsgebieden waarvan de EER en het VK niet hebben erkend dat ze een passend beschermingsniveau bieden. In die gevallen voeren we de overdrachten uit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, meestal op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

Hoe lang bewaart NewStore persoonlijke gegevens?

De persoonlijke gegevens die we verzamelen van Sollicitanten worden bewaard zolang als nodig is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en onze wettelijke verplichtingen. Zoals hierboven beschreven, omvatten deze doeleinden onze bedrijfsvoering en het voldoen aan rapportage-, wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen. Om te bepalen hoe lang we informatie moeten bewaren, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de informatie, het potentiële risico op schade door ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van de persoonlijke gegevens, de doeleinden waarvoor we de persoonlijke gegevens verwerken en of we deze doeleinden op andere manieren kunnen bereiken, de toepasselijke wettelijke vereisten en onze legitieme belangen. Als uw sollicitatie wordt afgewezen, worden de gegevens twaalf maanden na kennisgeving van deze beslissing verwijderd. Als er een arbeidsrelatie tot stand komt, worden de sollicitatiedocumenten ten minste voor de duur van het dienstverband bewaard.

Uw rechten

U hebt een aantal rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. Deze kunnen verschillen per rechtsgebied en er zijn meestal belangrijke uitzonderingen, maar waar ze van toepassing zijn, kunnen ze in grote lijnen als volgt worden samengevat:

• Recht op toegang:U kunt het recht hebben om bij ons na te vragen of uw persoonsgegevens worden verwerkt en, indien dit het geval is, om toegang te vragen tot deze persoonsgegevens, inclusief de categorieën van verwerkte persoonsgegevens, het doel van de verwerking en de ontvangers of categorieën van ontvangers, en andere informatie over de verwerking. We moeten echter wel rekening houden met de belangen van anderen, dus dit is geen absoluut recht, en in sommige door de wet toegestane gevallen moeten we uw verzoek mogelijk afwijzen.
• Recht op rectificatie..: U kunt het recht hebben om onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens over u te rectificeren.
• Recht op wissen: U kunt het recht hebben om ons te vragen bepaalde persoonlijke gegevens over u te wissen.
• Recht op beperking van de verwerking..: In beperkte omstandigheden kunt u het recht hebben om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid..: Voor bepaalde persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, hebt u mogelijk het recht om deze te ontvangen in een algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, en hebt u mogelijk het recht om de gegevens te laten overdragen aan een andere entiteit.
• Recht op bezwaar en rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming..: U kunt te allen tijde het recht hebben om op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder profilering, door ons en van ons kan worden verlangd dat wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken. Dit kan ook inhouden dat u menselijke tussenkomst vraagt met betrekking tot een geautomatiseerde beslissing, zodat u uw mening kenbaar kunt maken en de beslissing kunt aanvechten.
• Recht om toestemming in te trekken: Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen zoals hieronder beschreven. We zullen ook redelijke stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren voordat we op een verzoek reageren. Als we niet in staat zijn om u op deze manier te verifiëren, hebben we het recht, maar niet de verplichting, om aanvullende informatie van u te vragen. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, afhankelijk van het land waarin u zich bevindt.

Opmerking voor Californische werknemers. De wet van Californië legt bepaalde verplichtingen op aan bedrijven die persoonlijke gegevens "verkopen" aan derden of persoonlijke gegevens "delen" met derden voor cross-context gedragsreclame, zoals deze termen worden gedefinieerd onder de California Consumer Privacy Act ("CCPA"). We "verkopen" of "delen" geen persoonlijke gegevens die onder dit beleid vallen en hebben dat ook niet gedaan in de twaalf maanden voorafgaand aan de ingangsdatum van dit beleid. De Californische wet biedt ook het recht om het gebruik van uw gevoelige persoonlijke gegevens te beperken als dergelijke gegevens voor bepaalde doeleinden worden gebruikt. Wij gebruiken uw gevoelige persoonlijke gegevens echter niet voor doeleinden waarvoor het recht op beperking geldt.

Contact met ons opnemen.

Voor algemene vragen over deze Verklaring kunt u contact met ons opnemen via: privacy@newstore.com.

De verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR is:
NewStore GmbH
Vertegenwoordigd door haar financieel directeur Patrick Gruessing
Adres: NewStore GmbH | Potsdamer Str. 7 | 10785 Berlijn
Telefoon: 030 577049290
E-mail: jobs@newstore.com

U kunt onze externe functionaris voor gegevensbescherming bereiken op:
Functionaris voor gegevensbescherming van NewStore GmbH
c/o activeMind AG
Advies op het gebied van management en technologie
Adres: activeMind AG | Kurfürstendamm 56 | 10707 Berlijn
Telefoon: 030 770191070
E-mail: datenschutz@newstore.com